Steg:

Ansvar:

Oppgave:

FORBEREDELSER

1

IKA

Lage en koordinert tidsplan for når det skal hentes inn arkiv.

2

Avleverende instans

Er ansvarlig for å skaffe: Transport, jekketralle til bruk ved pålasting, arbeidshjelp, paller og pallkasserammer.

Om transport:

• Arkivet bør transporteres på en lastebil med overbygget lasteplan.
• Lastebilen bør ha lift
• og en kapasitet på minimum 6-10 paller

Om jekketralle:

• Bilen bør ha jekketralle til bruk ved pålasting.
• IKA har jekketralle til bruk ved avlasting.

Om paller og pallkasserammer:

• For å flytte arkiv bruker vi europaller
• og pallkasserammer til slike.
• På en palle går det basert på erfaring 4-5 hyllemeter med arkivsaker.
• Bruk middeltallet 4,5 hyllemeter for å finne ut hvor mange paller som skal flyttes.
• Tallet 4,5 deles (divideres) på antall hyllemeter. (Eks. 35 hyllemeter dividert på 4,5 = 7,7 dvs. 8 paller.)
• Til hver palle beregnes 2 pallkasserammer.
• Hvis det må kjøres mange billass er det behov for 6-8 paller med tilhørende multiplisert med 2 (= 12-16 paller). Dvs. halvparten lastes opp hos avleverende instans, mens den andre halvparten lastes av hos IKA. I forlengelse av dette kan nevnes at IKA har 8-10 paller med pallkasserammer (til utlån). Med en arbeidskraft på 2-3 personer i hver ende av transporten klarer man erfaringsmessig å laste på og av 6-8 paller pr. arbeidsdag.

Om arbeidshjelp:

• Avleverende instans stiller med 2-3 personer (primært for opplasting).
• IKA stiller med 1-2 personer for avlasting og oppsetting i arkivdepot (inkl. konsulent).

3

IKA

Lager forslag til en enkel flytteplan som bl.a. inneholder start- og sluttidspunkt, når lastebilen møter, hvor mye arbeidshjelp vi har og hvordan den kan brukes evt. forhold som kan påvirke arbeidet.

4

IKA og Avleverende instans

Planleggingsmøte
IKA sin flytteplan gjennomgås og det gjøres lokale tilpassing, dvs.:

• Arbeidskraften koordineres.
• Hvilken rekkefølge flyttes arkivene i?
• Hvor laster man på pallene? Dette bør være så nært bortsettingsarkivet som mulig.
• Hvilken vei transporteres de fulle pallene ut av bygget?
• Hvor parkeres lastebilen for opplasting?
• Hvilket klokkeslett møter lastebilen?
• Evt. hvor mange turer skal bilen kjøre pr. dag?
• Etc.

5

Avleverende instans

Nummerering for transport
Arkivmaterialet som skal overføres til IKA gjennomnummereres med blyant iht. katalog/lister.

6

IKA

Som en del av planleggingsmøtet viser konsulent fra IKA hvordan man gjennomnummererer arkivet.

7

Avleverende instans

Sørger for at paller og pallkasserammer er på plass ved opplastingsstedet til første flyttedag.

8

Avleverende instans

Informerer arbeidshjelp om hvor de skal møte den første flyttedagen.

9

Avleverende instans

Informerer lastebilsjåfør om når og hvor han skal møte. Bilen trenger ikke å møte før lasten er klar.

OPPLASTING OG TRANSPORT

10

IKA

Konsulent fra IKA er til stede i kommunen den første flyttedagen og sørger for at opplastingen på paller blir gjort iht. plan. Det er viktig at opplastingen gjøres på en måte som medfører minst mulig slitasje på arkivsakene, og at katalogsystematikken ikke blir rotet om.

11

Arbeidskraft

Opplasting skjer på følgende måte:

1. Sett pallkasserammer på pallen.
2. Gå 4-5 hyllemeter inn i det gjennom nummererte arkivet (jfr. steg 5).
3. Last opp på pallen tilbake mot det laveste blyantnummeret. Det laveste nummeret skal komme på toppen av pallen. Man begynner f.eks. med å pakke ned arkivstykke nr. 45 og ender opp med nr. 1 på toppen av pallen.
4. Det bør maksimum legges to lag med arkivsaker i på en palle. Mellom hvert lag bør det legges en papplate e.l.
5. Hver palle nummereres (1 ->).

12

Lastebil

Sjåføren informeres hvor arkivsakene skal leveres. Hvis mulig tar konsulent fra IKA imot transporten ved Bergelandsgt. 30 og anviser parkeringsplass for avlasting.

13

IKA

Konsulent eller annet personale fra IKA sørger for å sette ut kjegler som reserverer parkeringsplass til bruk for avlasting.

14

For en effektiv avlasting av lastebilen brukes jekketrallen på lastebilen og IKA sin jekketralle som står i arkivmagasinet.

15

Lastebil

Hvis arkivmaterialet er så stort at det er behov for flere transporter returnerer lastebilen til kommunen med tomme paller og pallkasserammer for neste transport.

16

Avleverende instans

Sørger for at ny forsendelse lastes opp på samme måte som forrige forsendelse.

OPPSETT I ARKIVDEPOT O.A.

17

IKA

Arkivkonsulent og annet personale ved IKA sørger for å laste ut av pallene og sette arkivsakene opp i hyller i arkivdepotet.

18

IKA

Sender brev som kvitterer for at flyttingen er foretatt. Brevet bør inneholde opplysninger om hvilke volumer som er flyttet, hvor mye tid som er brukt og generelle opplysninger om hva IKA vil gjøre med arkivene på kort og lang sikt for å styrke tilgjengligheten.