All maskinell fakturering skal skje via faktureringssystemet som kommunen har. Pr. sept. 2012 er det VISMA.

Faste avgifter og leier

• Økonomiavdelingen oppretter nye kunder for faste avgifter og leier. Dette skjer med bakgrunn i endringsmelding fra avdelingene.
• Endringsmeldingene avkvitteres etter registrering i faktureringssystemet.
• Alle førstegangsregistrerte faktura kontrolleres mot fakturagrunnlaget (endringsmeldingen). Dette gjøres av økonomiavdelingen.

Tilfeldig fakturering

• All fakturering skjer på bakgrunn av fakturagrunnlag utfylt på de forskjellige avdelinger.
• Fakturagrunnlaget avkvitteres etter at det er registrert i faktureringssystemet.
• Beregnet inntekt fra punchede fakturagrunnlag sammenlignes med sum inntekt på rapport for utsendte krav.

Felles rutiner

• Kopi av alle vedtak som angår pris og varegruppe sendes økonomiavdelingen. Denne registrerer alle endringer i vareregisteret.
• Alle endringer i kunderegisteret foretas av økonomiavdelingen.
• En gang i måneden bestiller økonomiavdelingen kjøring av faktura.
• Budsjettkontroller avdekker manglende utfakturering av betydelige beløp. Det sikrer også riktig inntektsføring.
• Fakturagrunnlag, endringsmeldinger og rapporter (bl.a. fakturajournal) for utsendte krav oppbevares i arkiv.
• Feil på regning som skyldes feil på fakturagrunnlag rettes med bakgrunn i skriftlig melding fra gjeldende avdeling.
• Korrigering av punchefeil samt sletting av renter og gebyr gjør økonomiavdelingen på eget initiativ.
• Alle slettede krav dokumenteres og arkiveres.
• Reskontro- og restanseliste fra årsskiftet oppbevares i perm (arkiveres).
• På avtalt tidspunkt innhentes fil fra bank for kunder med avtalegiro. OCR-innbetalinger blir innhentet og bokført daglig. Manuelle innbetalinger bokføres løpende etter hvert som vi mottar bilag fra banken/kassen.
• Alle inntekter blir bokført i det fakturaene produseres/sendes ut til kunden. Sektorene sine inntektsposter er derfor oppdatert til enhver tid.
• Vurdering av fordringsmassen skjer løpende. Krav som anses tapt av ulike årsaker samles og bokføres to ganger årlig, jfr kommunens reglement for tap på krav, pkt. 8.1.

Kravet følger kommunenes purre- og innkrevingsrutiner, jfr. pkt. 4.2.3., hvor det står:

1. Faste purrerutiner er opprettet. Forfalte krav som ikke er betalt purres (første betalings-/inkassovarsel) 5 dager etter forfall. 10 dager etter forfalt betalingsvarsel sendes betalingsoppfordring. Betalingsfrist både på betalingsvarsel og betalingsoppfordring er minst 14 dager. Restanseliste gjennomgås minst tre ganger årlig.
2. Siste advarsel om oversending til forliksrådet sendes skyldner hvis betalingsoppfordring er forfalt.
3. Hvis betaling ikke er foretatt etter siste advarsel, oversendes kravet til forliksrådet.
4. Når forliksdom er avsagt vil skyldner bli forsøkt kontaktet. Hensikten er å opprette en betalingsavtale.
5. Hvis skyldner ønsker fast trekk av lønn eller bankkonto, må skyldner bekrefte dette skriftlig.
6. Økonomiavdelingen sender bekreftelsen til skyldners arbeidsplass eller bank.
7. Det kontrolleres at avtalen følges opp.
8. Hvis det ikke lykkes å inngå en betalingsavtale med skyldner eller skyldner bryter avtalen, sendes det krav om utleggsforretning eller eventuelt konkurs.
9. Sosiale lån kan underlegges særskilt behandling (ansvar: økonomiavdelingen i samarbeid med sosialtjenesten).
10. Etableringslån/startlån ivaretas av Lindorff.