KLART SPRÅK I LAVANGEN KOMMUNE 

Klart språk som en viktig del av dialogen vi har med verden rundt oss.  Vi skal uttrykke oss på en måte som gjør at mottakeren forstår budskapet, uansett hvem mottakeren er. 

Vi kommuniserer på mange ulike måter - både internt og eksternt.  Vi gir informasjon om vedtak, rettigheter, plikter og tilbudet vårt tilbud.  Vi skriver tekster på nett, lager oppslag og ulike lister og skriver e-post.  Det er vårt ansvar at leseren forstår det vi skriver. Tekstene vi skriver skal være klare, korrekte og tydelige. Det gir oss fornøyde lesere, god tillit og godt omdømme.   

Hva er klart språk? 
Klart språk er kommunikasjon med så tydelig ordlyd, struktur og visuell utforming at leseren i målgruppen finner informasjonen de trenger, forstår informasjonen og kan bruke den.  

Klart språk er like mye en måte å tenke på som en måte å skrive på. Det handler om hva du gjør for at leseren skal forstå din tekst. Klarspråk handler ikke om å skrive enkelt – det handler om å skrive klart og tydelig for leser.  

Språkprofil 
Språkprofilen for Lavangen kommune skal være til hjelp for alle ansatte i alle etater og avdelinger. I tillegg har vi konkrete skriveregler for alle brukere av nytt saksbehandlingssystem WebSak.  

Det vi skriver sender ut på papir eller elektronisk skal inneholde kommunens navn og logo. Vi skal skrive korrekt,  klart og tydelig. På denne måten gir vi god service til alle vi skriver til.  I tillegg sparer vi tid fordi færre har spørsmål om innholdet.

VI SKRIVER KLART 

Når du skal skrive en tekst (brev, vedtak, saksframlegg, e-post, tekst til nett osv.) er det viktig at du forbereder deg godt. Dersom du ikke har klart for deg hva du vil si før du starter å skrive er det vanskelig å uttrykke det presist. Du risikerer da at mottaker ikke får med seg budskapet. Vi må være kritiske til egne tekster. Dersom tekstene skal bli gode må vi arbeide grundig med dem.  

HVEM SKRIVER DU FOR?  
 
Vi må være bevisst på at vi må kommunisere på ulike måter til ulike målgrupper. 
Tenk gjennom følgende spørsmål: 

• Hvem skal lese teksten? Er mottaker en privatperson eller en fagperson? Skriv du til et politisk utvalg eller til en kollega? 

• Hvilke forutsetninger har mottaker for å forstå teksten? 
• Kjenner mottaker til regelverket og fagord som du bruker i dagligtale? Bruk ord fra dagligtale så langt råd er.  
   

Snakk direkte til mottaker 
Henvend deg direkte til mottakeren av teksten. 

Bruk jeg, du, de i stedet for man, en, bruker, mottaker, oppdragsgiver. Høflig tiltale som De/Dere er uvant for de fleste og skaper avstand.  

Det skal være lett å se at Lavangen kommune er avsender av teksten. Istedenfor Lavangen kommune kan vi bruke vi der det er mer naturlig.  Brevmal med kommunelogo og e-post med e-postsignatur med logo skal alltid brukes. 

HVA VIL DU OPPNÅ MED TEKSTEN? 

 Kom fort til saken. Mottaker skal med en gang forstå hva teksten handler om. 

• Skal mottaker få informasjon om noe eller gjøre noe i etterkant? 
• Skal mottaker ta kontakt? I så fall med hvem? Er det satt en svarfrist? 

En tekst kan ha med flere budskaper, men da må du dele teksten opp i avsnitt med mellomtitler. Sorter etter hvor viktige de er. Tenk over hva mottaker lurer på. Ta med informasjon som er viktig og nødvendig.  
 
Skriv teksten i en god tone 
Tonen er det som gjør at leseren oppfatter en tekst på en bestemt måte. Språket vi bruker avgjør om tonen er imøtekommende og vennlig, eller arrogant og nedlatende.  

LAG ORDEN OG STRUKTUR I TEKSTEN 

Rekkefølge 
Det viktigste for mottaker skal stå først i teksten.  

Overskrift (tittel) 
Bruk alltid overskrift som kort og greit forteller om innholdet. Overskriften bør ikke være mer enn en linje 
Skriv: Vedtak om flytting i fosterhjem 
Ikke slik: Frivillig plassering utenfor heimen etter lov om barnevernstjenester §4-4. 4. ledd 

Mellomtittel 
Vi bruker mellomtittel for å skille mellom tema.  Da blir det lettere for mottaker å orientere seg. Det skal ikke være åpen linje mellom mellomtittel og avsnittet under.  

Avsnitt 
Avsnitt blir sortert etter hvor viktige de er. Vi bruker avsnitt for å gjøre en lang tekst lettere å lese. Vi lager avsnitt ved å sette inn en åpen linje mellom setninger.  

Sammendrag 
Du kan i noen tilfeller skrive et sammendrag av innholdet i teksten som et første avsnitt. Dette gjør at leseren raskt får oversikt over hva teksten handler om.  

Utheving av tekst 
Vi skal ikke bruke understreking i tekst. Fet skrift skal vi bare bruke på overskrifter og mellomtitler. Kursiv skal vi bruke i tilfelle det er ord eller setninger som skal framheves, eller når vi tar med et sitat.  

Punktlister 
Det kan være lurt å bruke punktlister dersom du har mye informasjon i teksten din. En liste gir mer oversikt og er lettere å lese. Det er likevel et par standarder vi skal følge:  

Skal du skrive punktliste der punktene er en forlengelse av setningen (enten enkeltord eller leddsetninger), lister du de opp med en liten forbokstav, men uten punktum eller komma: 

Kulturskolen i Lavangen har tilbud om  
* sang 
* teater 
* dans 

Er alle punktene hele setninger bruker du stor forbokstav og setter punktum til slutt:  
Konsekvensene av uværet er store:  
* Flere ras stengte veien til Fossbakken 
* All varetransport måtte foregå med båt.  

LAG KLARE SETNINGER 

Aktive setninger er lettere å lese og forstå 
Aktiv setning:  Det kommer tydelig fram i setningen hvem som gjør hva. 

• Vi behandler alle søknadene konfidensielt. 
• Ingen blir kontaktet før etter nærmere avtale.  

Unngå substantivering – velg verb 
Vi har lett for å gjøre verb om til substantiv. Det gjør språket tungt og abstrakt. Sett inn verb der du kan. 
Skriv: Hvis inntekten din endrer seg, må du melde fra til barnehagen for å fastsette ny betaling.  
Ikke slik: Endring i inntekt skal meldes barnehagen for ny betalingsfastsetting.  

Lurer du på om teksten er god å forstå for leseren? Les den høyt for deg selv og/eller la en kollega. lese teksten.   

VALG AV ORD 

Det er ikke enkelt å skrive kort og klart. Vi har gjerne vårt ”stammespråk” og krongler til både budskap, formuleringer og valg av ord. Språkrådet kaller dette for kansellistil;  et formelt, snirklete og opphøyd språk.  

Vi bruker vanlige ord der vi kan, og faguttrykk der det trengs. Bytt ut ”moteord” med andre ord fra dagligtalen. 

 
Skriv: Du har rett til å klage på vedtaket. 
Ikke skriv: En er klageberettiget i forhold til vedtaket.  

HENVISNING TIL LOV OG KILDER 

Vi må ofte vise til lover og regelverk. Skriv teksten din slik at mottaker forstår hvilke rettigheter og plikter han/hun har. Gi konkret informasjon for den situasjonen mottakeren er i. Unngå sitat fra lovtekst der du kan skrive innholdet med egne ord. Vis til lover og kilder til slutt i teksten.  

KORREKTUR 

Det er lett og se seg blind på egne tekster. Få gjerne en kollega til å lese igjennom teksten før du sender den. 

• Gir overskriften et godt bilde på hva teksten handler om? Er det behov for mellomtitler? Er mellomtitlene nyttig? 

• Kommer budskapet fram i starten av teksten? 
• Er teksten skrevet slik at målgruppen kan forstå innholdet? 
• Henvender teksten seg direkte til mottaker? 
• Hva kan mottaker lure på etter å ha lest teksten? Er all viktig og nødvendig informasjon med? 
• Er tonen i teksten passende? 

• Er det brukt ord eller formuleringer som kan være vanskelig å forstå? Er det brukt fagord eller forkortinger? Er disse forklart? 
• Er det skrivefeil? Er tegnsettingen korrekt? 
   

VI SKRIVER RETT 

Målform 
Lavangen kommune er en tospråklig kommune; samisk og norsk.  

Alle offisielle dokument med Lavangen kommune som avsender skal være skrevet på den målformen som var utgangspunktet for saken. Dersom du skal svare på et brev som er skrevet på norsk fra organisasjon eller enkeltperson, må du bruke norsk. Mottar du et brev på samisk må du svare på samisk.  

Styringsdokument skal skrives på norsk (økonomiplan, årsmelding, kommuneplan osv.).  Særnavn skal skrives som de er, uavhengig av språk.  

NOEN SKRIVEREGLER 

Forkortinger 
Unngå forkortinger. De gjør teksten vanskelig å lese. Dersom du likevel må bruke forkortinger er hovedregelen at forkortinger skal ha punktum, med unntak av mynt, mål og vekt.  

 
Her finner du alfabetisk oversikt og korrekt skrivemåte av forkortelser:  
https://www.sprakradet.no/sprakhjelp/Skriveregler/Forkortinger/ 
 

Navn på institusjoner som vi forkorter, må skrives helt ut første gangen vi bruker det i teksten. Disse forkortingene skal ikke ha punktum 

• Utdanningsdirektoratet (Udir) 
• Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) 
• Universitetssykehuset i Tromsø (UNN) 

Stor og liten forbokstav 

Vi har tre grunnregler: 

1. Egennavn skal ha stor forbokstav (Lapphaugen, Sandnesodden, Lia) 

1. Fellesnavn skal ha liten forbokstav (barnehagene, elevene, veiene) 

1. Starten på en setning skal ha stor forbokstav.  

Dersom et egennavn er satt sammen av to eller flere ord. skal bare det første ordet ha stor bokstav:  

• Lavangen skole 
• Troms fylkeskommune 

Dersom et egennavn er satt sammen av to eller flere ord der de andre ordene også er egennavn, skal begge (eller flere) ord ha stor forbokstav: 

• Fylkesmannen i Troms 

• Helsesøster i Lavangen  

Politiske utvalg, komiteer og nemnder skal ha liten forbokstav 

• kommunestyret 
• ungdomsråd 

Ordene kommune, fylkeskommune og departement skal alltid ha liten forbokstav.  
Bruk liten forbokstav når du skriv titler og stillingnavn 

• rådmann 
• rektor 

Navn på lover og forskrifter skal alltid ha liten forbokstav, med ett unntak: 
Grunnloven skal alltid ha stor forbokstav.  

• plan- og bygningsloven 
• forskrift 7. april 2016 nr. 402 om offentlige anskaffelser 

Paragrafer 
Det skal være mellomrom etter paragraftegn, og det skal ikke være komma mellom paragraf og ledd 
Skriv: § 365 femte ledd 
Ikke slik: §365, 5.ledd 
 
Les mer om dette hos Språkrådet:  
https://www.sprakradet.no/sprakhjelp/Skriveregler/Lovhenvisninger/#tegn 

Dato  
Den offisielle skrivemåten for dato er: dag, måned og år. Vi kan velge å skrive dato med bokstav og siffer, eller bare med siffer 

• den 1. september 2018 
• 01.09.2018 
• 1.9.2018 
• 1.9.18 

Klokkeslett 
Når det gjelder hele timer bruker vi tall fra 0 til 24. 

• kl. 9 

Skal vi ha med minutt-tallet, kan vi bruke fire siffer med eller uten punktum eller kolon. En eventuell null før timetallet kan sløyfes dersom en bruker punktum. Her er alternativene: 

• kl. 0905 
• kl. 09.05 eller kl. 9.05 
• kl. 09:05 

Når du omtaler tidsrom, bruk både fra og til eller ingenting 
Skriv: 1.8.2018 kl. 13.00-15.00 
Skriv: 1.8.2018 fra kl. 13.00 til kl. 15.00 
Ikke slik: 1.8.2018 fra kl. 13.00-15.00 

Tall og telefonnummer 

Små tall (0-12) skriv vi som regel med bokstaver, men du kan velge å bruke tall. I samme setning eller avsnitt må du være konsekvent og bruke en av måtene. I tekster der tall er hovedsaken, vil det være best å skrive alle tallene med siffer. Dette kan for eksempel være i tabeller og beregninger.  

Store tall ordner vi i grupper på tre og tre siffer uten punktum. Firesifret tall kan også skrives sammen: 
               4 500 800 kroner 
               2 500 biler eller 2500 biler 

Offisiell skrivemåte for telefonnummer er slik:  

• mobilnummer (tre+to+tre) 123 45 678 
• med landkode +47 123 45 678 
• fasttelefonnummer (to+to+to+to) 77 17 65 30 

• telefonnummer med fem siffer (uten mellomrom) 02800 
   

Orddeling og særskriving 
Orddeling og særskriving minner om hverandre, men er to ulike ting. Når det ikke er plass til å skrive mer på en linje, kan vi dele et ord med bindestrek før vi skifter over til ny linje: lin-je, hiks-tet.  

Regelen er at det må være minst to stavinger i et ord for at vi kan dele det, ved å la en konsonant og en vokal gå over i neste linje. Eller ordet kan deles mellom leddene (røyk-fritt). 

Særskriving vil si å skrive sammensatte ord i to eller flere ord. En vanlig feil er at ord som skrives i ett blir skrevet i to ord som for eksempel: røyk fritt (røykfritt) og gruppe time (gruppetime).  

Punktum 
Hovedregelen er setter vi punktum etter avsluttede setninger. Ny setning begynner med stor bokstav. Kan du bytte ut komma med punktum, så gjør det. Det gjør teksten lettere å lese. 

Komma 
Sett komma for å gjøre teksten enklere å lese, ikke for å gjøre den vanskelig å skrive. 
* Komma bruker du mellom to setninger som er bundet sammen.  
* Sett komma etter leddsetning (bisetning) som står foran helsetningen (hovedsetning).  
* Leddsetning etter helsetning skal skilles ut med komma dersom leddsetningen er unødvendig for forståelsen.  
 
Komma er nødvendig hvis du kunne ha satt punktum. Sett alltid komma eller punktum foran men, og mellom setninger som er bundet sammen med og, eller, men, for:  

Rådmannen sang i dusjen, og etterpå gikk han på jobb.  
Ordføreren har en hektisk jobb, men han rekker å spise middag.  
 
Sett komma foran innskutt leddsetning som ikke er nødvendig i helsetningen:  
Ordføreren, som hadde vært hos frisøren, kom litt sent til møtet.  
 
Sett komma etter leddsetning som står først i en helsetning:  
Da rådmannen kom, hadde oppvekstsjefen spist opp bollene.   

Kolon og semikolon 
Kolon blir brukt foran et ordrett sitat, en replikk eller en direkte formulert tanke.  
Hun sa: ”Behold skoene på”. Det står: ”Jeg er tilbake til høsten”.  

Semikolon er en mellomting mellom et punktum og et komma. Det blir brukt til å lage et lite opphold mellom helsetninger som hører til hverandre i innhold. 
John kom for sent på møtet; han hadde forsovet seg.  I går hadde vi pizza; i dag blir det nok fisk.  
Du kan også bruke semikolon til å skille mellom ledd i sammensatt oppramsing. 
Utvalget hadde møte i går. Det nye styret ble: Kari Nord, leder; Mette Sør, nestleder; Truls Vest, sekretær.