Arkivplan.no

Bruk av Skype, chat, e-post og SMS

  Utskriftsvennlig versjon

Dokumentbegrepet er uavhengig av format. Det er innholdet i dokumentet som avgjør om det er arkivverdig og eller journalføringspliktig. Både e-post, SMS, Skype, chat osv kan være et dokument som hører til en saksbehandling. Hovedregelen er at det ikke skal saksbehandles i noen sosiale media. Den som henvender seg i sosiale media skal få veiledning om hvilke kanaler som brukes til saksrelatert post i Rogaland fylkeskommune; firmapost@rogfk.no og eDialog via fylkskommunens hjemmesider www.rogfk.no.

Leder er ansvarlig for at bruk av e-post, facebook, SMS, chat m.m. skjer på en slik måte at krav til dokumentasjon blir ivaretatt.

Dersom e-post, SMS osv er gjenstand for saksbehandling eller anses å ha verdi som dokumentasjon skal det registreres i fylkets sak/arkivsystem. 

Bruk funsjonalitet i Outlook for å sende e-post over til Elements. SMS og Chat kan importeres på samme måte. 

Eksempler på e-post som ikke er arkivverdige/journalføringspliktige: 

- private e-postmeldinger

- e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for behandling eller dokumentasjon

- e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (for eks utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter)

- e-post som er av generell informajsonsverdi

- masseutsendt ekstern e-post (for eks reklame)

Begrensninger ved bruk av e-post / SMS / chat

I Rogaland fylkeskommune sender vi ikke taushetsbelagte eller sensitive personopplysninger som e-post eller SMS / chat

Postmottak

Alle virksomheter i Rogaland fylkeskommune har eget postmottak, arkivtjenesten håndterer postmottaket og har ansvaret for at arkivverdig post som sendes hit blir registrert i sak-/arkivsystemet. Postmottaket sjekkes hver dag. Post som ikke skal registreres i Elements sendes direkte til saksbehandler.

Arkivverdig e-post som sendes direkte til saksbehandler må saksbehandler selv registrere i Elements

Verifisering av e-post

er det tvil om en e-postmelding kommer fra den oppgitte avsenderen, må mottaker med en gang sende en tilbakemelding til avsender og be om at avsender identifiserer seg med fullt navn, virksomhetens navn, adresseinformasjon.

Mottaker av e-post må undersøke om vedlegg er i riktig format og er lesbart. Dersom vedlegget ikke er lesbart varsles avsender, jfr veiledningsplikten i forvaltningsloven §11 - fjerde ledd. 

Utgående e-post, SMS, chat

Arkivverdige saksdokument som sendes ut fra Rogaland fylkeskommune på e-post, SMS eller lignende skal behandles på samme måte som andre arkivverdige dokument. 

Saksbehandler skal selv registrere og arkivere saksdokumenter i Elements. Den mest effektive måten å gjøre dette på er å opprette dokumentet i Elements og deretter ekspedere det med digital forsendelse/SvarUt. Dersom saksbehandler svarer pr e-post, SMS eller chat må saksbehandler selv sørge for at dette blir lagt inn i Elements.