RUTINEBESKRIVELSE FOR SAMISK ENHET

Enhetens ansvarsområde:

Skole - Barnehage Internatet.

Sentralt postmottak - post og arkiv knyttet mot Sentraladministrasjonen.

Post blir fordelt i egne postskåler som enheten selv sørger for henting.

-Registrering (journalføring) av dokumenter som har betydning for ei sak, eller er gjenstand for saksbehandling oversendes for registrering i kommunens saksbehandlersystem EDB Sak og Arkiv.

- Intern journal føres i tillegg som en opplysning/informasjon for det øvrige personale.

E-post og fax vurderes og behandles på samme måte som ordinær post.

Enhetsleder eller merkantilansatte er ansvarlig for at dokumenter kommer til registrering.

Avtaler/kontrakter: Originaler oversendes arkivet for registrering og arkivering

Arkiv: Orginaldokumenter (inng.dok) arkiveres i sentralarkiv

Kopi av utg.dokument (med underskrift) oversendes for arkivering til sentralarkiv.

I tillegg har enheten et internt arkiv som administreres av merkantilansatt.

Elevarkiv: Skolen er ansvarlig for å administrere elevarkivet og ivaretar sikkerhet i h.h.t. arkivloven. 　　

Snåsa, 1. sept.2011

Susanna Nilsson Walkeapää